Ksero dokumentów, notatek, formularzy potrzebne jest bardzo często. Kserowanie jest czynnością, która bardzo ułatwia organizację pracy. Można powiedzieć, że kopiarka jest kamieniem milowym w czynnościach biurowo-administracyjnych. Trudno jest wyobrazić sobie funkcjonowanie biura, instytucji publicznych (np. sądów, policji, urzędów pracy, magistratów) bez tego urządzenia.
Kopiowanie kartek odbywa się na uczelni (notatki, wykłady, książki, teksty), w szkole (sprawdziany, testy dla uczniów), w urzędach (świadectwa pracy, podania), w firmach organizujących rekrutację, w punktach handlowych, w bankach (ksero dokumentów wymaganych przy zawarciu umowy kredytowej, przy otwarciu konta, nabyciu lokaty, instrumentów inwestycyjnych).
Kserokopiarka w domu raczej nie jest potrzebna. Zakup tego urządzenia byłby nieekonomiczny. Jednak nawet w domu czasem trzeba coś skopiować. Co wtedy? Można udać się do punktu ksero, których obecnie nie brakuje. Lecz nie zawsze jest chęć. Poza tym paskudna pogoda zniechęca do wyjścia.
Żeby się nie męczyć, warto kupić urządzenie wielofunkcyjne, które, poza drukowaniem, ma także opcję kserowania i skanowania. Nowsze urządzenia drukujące mają wejście USB, pozwalające na drukowanie bezpośrednio z aparatu czy innego urządzenia przenośnego (np. pendrive’a). Jest też czytnik kart SD.